Ideal para agências de intercâmbio, consultoria educacional e high school

Sistema para agências de intercâmbio e estudos no exterior.

Name: Viagilize
Rating: 5.0 (15 reviews)
Author: Viagilize

Plataforma completa para agências emissivas de intercâmbio. Pipeline de vendas com ciclo longo, contratos digitais, controle de documentos (passaporte, visto), parcelamento em até 24x e comunicação com estudantes e famílias pelo WhatsApp.

Pipeline CRM com ciclo de venda longo (6-18 meses)
Contratos digitais com assinatura eletrônica
Gestão de documentos: passaporte, visto, carta aceite
Parcelamento 12-24x com cobrança automática

Teste Grátis por 7 Dias Falar com Especialista

Dados seguros

Sem cartão

7 dias grátis

Sistema para Agência de Intercâmbio - Viagilize

Problemas comuns

Como você gerencia sua agência de intercâmbio hoje?

Se os leads vivem no Instagram, os contratos no Word e o financeiro em planilha, existe uma forma muito mais eficiente.

Leads perdidos no volume de mensagens

Dezenas de interessados pedem informação por Instagram e WhatsApp todo dia. Sem pipeline organizado, muitos ficam sem retorno e o fechamento cai pela metade.

Ciclo de venda longo sem follow-up automático

Aluno pesquisa intercâmbio com 12-18 meses de antecedência. Sem um CRM que lembre dos estágios, você esquece de retomar e perde a venda pro concorrente.

Contrato impresso, escaneado e perdido

Imprimir, enviar pelos Correios ou pedir pra assinar no WhatsApp. O pai assinou pelo filho menor de idade? Cadê a cópia? Processo burocrático que afasta o cliente.

Documentação dispersa em e-mails e pastas

Passaporte, visto, carta de aceite, comprovante financeiro, histórico escolar. Cada aluno tem 10+ documentos e você perde 15 minutos caçando quando precisa.

Parcelamento no cartão com taxa alta

Intercâmbio de R$ 40 mil no cartão passa 10% em taxa. Quando você parcela fora do sistema, corre risco de inadimplência e passa o problema pro caixa.

Pais e alunos sem acompanhamento claro

Mãe liga perguntando em que etapa o filho está. Você não sabe responder na hora e precisa checar 3 sistemas diferentes pra dar uma resposta decente.

A solução

A solução: plataforma completa para intercâmbio

Do primeiro contato do aluno até o embarque e retorno. Pipeline, contratos, financeiro e comunicação em um só lugar, pensado para o ciclo longo do intercâmbio.

CRM Kanban com pipeline de intercâmbio

Pipeline pronto: Interesse → Cotação → Documentação → Pagamento → Embarque → Em Curso → Retorno. Cada lead com histórico, tarefas e follow-up automático.

Contratos digitais com autorização parental

Template de contrato de intercâmbio com aceite digital. Menor de 18 anos? O sistema captura a assinatura do responsável legal com validade jurídica.

Gestão de documentos com checklist

Cada aluno com checklist: passaporte, visto, carta de aceite, seguro, comprovante de idioma. Upload direto pelo portal, notificação automática de pendências.

Parcelamento longo com cobrança automática

Configure o pacote em 12, 18 ou 24 parcelas por PIX ou cartão. O sistema cobra automaticamente todo mês, sem você virar gerente de boleto.

Começar Gratuitamente

Do interesse ao embarque sem perder ninguém

O fluxo completo do aluno dentro da sua agência, do primeiro contato até o retorno ao Brasil.

Capte o lead

Aluno preenche formulário no site ou vem pelo Instagram. Entra no pipeline automaticamente com tag de interesse e notificação pro consultor.

Envie a cotação

Monte o programa (escola, curso, duração, acomodação) e envie a cotação com link público. Cliente compara opções e aprova online.

Contrato e documentação

Contrato assinado digitalmente pelo aluno (e responsável, se menor). Checklist de documentos: passaporte, visto, seguro. Upload pelo portal.

Pagamento e embarque

Parcelamento configurado com cobrança automática. WhatsApp com alertas de prazos, voo, chegada. Pais acompanham pelo portal do cliente.

Tudo que uma agência de intercâmbio precisa

Funcionalidades pensadas para o ciclo longo, ticket alto e complexidade documental do intercâmbio.

CRM Pipeline Kanban

Pipeline visual com estágios: interesse, cotação, documentação, pagamento, embarque, em curso, retorno. Arraste cards, defina tarefas e acompanhe cada aluno.

Contratos Digitais

Templates de contrato de intercâmbio com cláusulas do seu mercado. Aceite digital com IP e data, validade jurídica pela Lei 14.063, autorização parental para menores.

Checklist de Documentos

Passaporte, visto, carta de aceite, comprovante financeiro, seguro viagem. Upload direto pelo portal do aluno. Alerta automático quando falta item próximo do embarque.

Parcelamento 12-24x

Configure o pacote em parcelas mensais por PIX ou cartão. Sistema cobra automaticamente, envia lembretes, controla inadimplência e registra baixa no financeiro.

WhatsApp Automação

Mensagens automáticas de boas-vindas, cobrança, pré-embarque, chegada e retorno. Atendimento com histórico por aluno, sem precisar lembrar do que falou na última conversa.

Portal do Cliente e Responsável

Aluno e pais acessam área própria com status do processo, documentos pendentes, boletos em aberto e informações da viagem. Reduz chamadas no atendimento.

Campos Customizáveis

Nível do idioma, escola/universidade de destino, tipo de acomodação, restrições alimentares, dados do visto. Configure os campos que a sua operação precisa.

Dashboard Financeiro

Visão de recebimentos previstos, inadimplência, receita por consultor, ticket médio por destino. Decisões baseadas em dados, não em achismo do fim do mês.

Lead Scoring

Sistema pontua leads por engajamento e fit (idade, destino, orçamento). Consultor foca nos mais quentes e não perde tempo com curioso que não vai fechar.

Programa de Indicações

Aluno que voltou e recomenda gera comissão ou desconto automático. Sistema de afiliados nativo, rastreamento de indicações e pagamento de bonificação integrado.

Site Personalizado

Site com sua identidade visual para captar leads: formulário de interesse, blog com conteúdo, destinos, depoimentos. Hospedagem incluída, sem necessidade de TI.

Agenda de Prazos

Deadlines críticos no radar: prazo de visto, data de vencimento da matrícula, reserva de acomodação, seguro obrigatório. Ninguém mais perde um embarque por esquecimento.

Para quem é o Viagilize Intercâmbio?

Desenvolvido para qualquer operação que venda programas educacionais no exterior com ticket alto e ciclo longo.

Intercâmbio Estudantil

High school, graduação e pós no exterior. Canadá, EUA, Irlanda, Austrália, Portugal. Ciclo de 12-24 meses com documentação complexa e ticket de R$ 30-150 mil.

Cursos de Idioma

Inglês em Malta, Irlanda, Canadá. Espanhol na Argentina, México, Espanha. Ciclos de 4-24 semanas com acomodação e atividades culturais inclusas.

Au Pair e Work Experience

Programas de trabalho com experiência cultural: Au Pair nos EUA, Work & Study no Canadá, Work Experience em hotéis. Documentação específica de visto de trabalho.

Intercâmbio Profissional

MBA, especializações, cursos técnicos e treinamentos corporativos no exterior. Público executivo com ticket alto, ciclo mais curto e exigência de alta qualidade de atendimento.

High School no Exterior

Ensino médio nos EUA, Canadá, Irlanda, Austrália. Ciclo de 6-12 meses com menor de idade, autorização parental, acompanhamento de pais e responsáveis legais.

Intercâmbio de Férias

Programas curtos de 2-8 semanas em recessos escolares. Alta sazonalidade, grupos com monitores, processo enxuto e venda por ondas ao longo do ano letivo.

Comparativo

Compare e decida

A diferença entre operar no Word, Excel e WhatsApp e usar uma plataforma pensada pro ciclo de intercâmbio.

Funcionalidade	Word / Excel / WhatsApp	Viagilize Recomendado	Outros Sistemas
Pipeline visual por estágio			Limitado
Contrato digital com aceite			Limitado
Autorização parental digital
Checklist de documentos
Parcelamento 12-24x nativo			Limitado
Cobrança automática mensal			Limitado
Portal do aluno e responsável
WhatsApp com automações			Limitado
Lead scoring			Limitado
Programa de indicações
Site personalizado incluso

* Todos os módulos de CRM, contratos digitais e WhatsApp são addons ativáveis em qualquer plano do Viagilize.

Depoimentos

Agências que transformaram o atendimento de intercâmbio

Consultores e donos de agências que profissionalizaram a operação sem contratar mais gente.

24x

parcelamento nativo no checkout

12-18 meses

ciclo suportado pelo pipeline

100%

digital, do primeiro contato ao retorno

7 dias

grátis para testar

"Antes eu perdia aluno porque não lembrava de retomar 6 meses depois. Com o pipeline, cada um tem tarefa e data de follow-up. Minha taxa de fechamento subiu de 18% pra 34%."

Aline Vanzuita

Reconnect Viagens & Eventos - SC

"O checklist de documentos salvou meu cliente de um embarque frustrado. O sistema alertou que faltava seguro viagem 10 dias antes do voo. Pais ficaram impressionados com o profissionalismo."

David Santos

Equipe DM - SC

"Parcelar R$ 45 mil em 18x no cartão parecia impossível. Com o Viagilize eu cobro por PIX mensal automático e reduzi inadimplência pra menos de 3%. Viramos o jogo do fluxo de caixa."

Wyllyan Farias

Xingu Adventure - PA

FAQ

Perguntas frequentes

Tire suas dúvidas sobre o Viagilize para agências de intercâmbio.

O Viagilize é uma plataforma modular que atende o setor de turismo como um todo. Para agências de intercâmbio, os módulos mais relevantes são: CRM com pipeline customizável, contratos digitais, gestão financeira com parcelamento longo, WhatsApp e portal do cliente. Você ativa só os addons que precisa.

O sistema de contratos digitais captura duas assinaturas: do aluno menor e do responsável legal. Cada assinatura com registro de IP, data/hora, geolocalização aproximada e validade jurídica pela Lei 14.063/2020. O contrato com as assinaturas fica salvo em PDF no perfil do aluno.

Você escolhe. Pode configurar cobrança por PIX mensal automático (cliente paga direto pra você, sem taxa de cartão) ou cartão recorrente através dos gateways integrados (Mercado Pago, Asaas, Pagar.me, InfinitePay). O parcelamento pode ser de 12 a 24 meses, com lembretes automáticos.

Cada aluno tem um checklist de documentos customizável: passaporte, visto, carta de aceite, comprovante financeiro, histórico escolar, seguro viagem. O próprio aluno (ou responsável) faz upload pelo portal do cliente. O sistema envia alertas automáticos quando falta documento próximo de datas críticas (embarque, entrevista consular).

Você continua atendendo, mas com todo o contexto na tela. O sistema mostra: estágio atual no pipeline, documentos pendentes, próximos pagamentos, últimas mensagens de WhatsApp, data do embarque, escola de destino. Além disso, os pais podem acessar o portal do responsável e consultar essas informações sozinhos, o que reduz muito o volume de ligações rotineiras.

Sim. Aceitamos importação via CSV ou Excel para clientes, leads e transações financeiras. A equipe técnica auxilia no onboarding para garantir que seus dados históricos sejam migrados sem perda, e você continua de onde parou.

Sim. Configure a regra de comissionamento por consultor (percentual fixo, escalonado por meta, por destino etc.) e o sistema calcula automaticamente a comissão conforme os recebimentos entram. Relatório pronto para fechamento da folha ou pagamento de freelancers.

Não encontrou sua pergunta?

Falar com a gente

Pronto para profissionalizar sua agência de intercâmbio?

Junte-se a agências que já automatizaram a operação do primeiro lead até o retorno do aluno.

7 dias grátis, sem cartão de crédito
Ative CRM, contratos e WhatsApp em minutos
Importação de leads e alunos atuais
Cancele quando quiser, sem multa

Criar Conta Grátis Falar com Vendas